Имате ли познати, които сякаш могат да се справят сякаш с неограничен брой задачи. Все едно, че денонощието за тях е поне 30 часа. Е, не това е тайната на техния успех, а добрата организация на времето, с което разполагат. Докато едни хора имат природен талант да се организират по възможно най-добрия начин, то за други това е трудна задача. Ако сте от вторите, ето нашите съвети, които ще ви помогнат да разпределяте времето си по-добре.
1. Разберете къде губите време
Много то нас имат навика да губят време в безсмислени дейности. Къде грешите вие – стоите твърде много в социалните мрежи, водите дълги не особено важни разговори по телефона, всеки ден посещавате магазините, като всичко може да се купи на един път? Прегледайте добре навиците си и вижте кои от тях „изяждат“ времето ви и как можете да поправите нещата.
В проучване на salary.com 89 % от респондентите признаха, че време всеки ден губят известно време на работа:
- 31 % губят около 30 минути на ден
- 31 % губят приблизително 1 час на ден
- 16 % губят около 2 часа на ден
- 6 % губят около 3 часа на ден
- 2 % губят около 4 часа на ден
- 2 % губят 5 или повече часа на ден
Прахосвате ли вашето време? Проследяването на ежедневните дейности помага да се види точна картина колко време отделяте за различни дейности, което е първата стъпка към ефективното управление на времето.
2. Поставете си цели и нови правила
Не забравяйте, че фокусът на управлението на времето всъщност е промяната на вашето поведение, а не промяната на времето. Добро начало е да си поставите за цел да не приемате лични телефонни обаждания и не да отговаряте на текстови съобщения, които не са свързани с работата, докато работите или вършите някаква конкретна дейност.
3. Следете резултатите
Мислете за това като за продължение на втория съвет. Целта е да промените поведението си с течение на времето, за да постигнете някаква конкретна цел, която сте си поставили, като например увеличаване на производителността на работното място или намаляване на стреса. Така че трябва не само да си поставите конкретни цели, но и да ги проследявате във времето, за да видите дали ги постигате или не.
4. Използвайте инструменти за управление на времето
Независимо дали става въпрос за план написан някъде, софтуерна програма или приложение за телефон, първата стъпка към физическото управление на вашето време е планирате как ще го прекарвате в бъдеще. Софтуерна програма като Outlook, например, ви позволява лесно да планирате събития и може да бъде настроена да ви напомня за тях предварително, което улеснява управлението на времето ви.
5. Изберете приоритетите си
Всяка сутрин приоритизирате задачите за деня, според най-удачните в случая критетии. Ако имате 20 задачи за даден ден, колко от тях наистина трябва да изпълните?
6. Научете се да делегирате задачите
Делегирането е едно от най-трудните неща, които трябва да научите, ако сте собственик на бизнес. Без значение колко малък е той, няма нужда да правите всичко сам – трябва да оставите други хора да носят част от товара . Делегирането разпределя задачите, които е по-добре да оставите на някой друг, така че да можете да се възползвате максимално от времето, което имате.
7. Създайте рутинни процедури и се придържайте към тях колкото е възможно повече
Въпреки че ще възникват непредвидени обстоятелства, ще бъдете много по-продуктивни, ако можете да следвате рутинен ред през повечето време. За повечето хора създаването и спазването на рутина им позволява да се заемат със задачите за деня, вместо да губят време, за да започнат.
8. Създайте навика да определяте времеви ограничения за задачите
Например четенето и отговарянето на имейли може да погълне целия ви ден, ако го позволите. Вместо това задайте лимит от един час на ден за тази задача и се придържайте към него.
9. Уверете се, че вашите системи са организирани
Губите ли много време в търсене на файлове на вашия компютър? Отделете време, за да организирате система за управление на файлове. Забавя ли ви системата за архивиране? Повторете го, така че да е организирано до такава степен, че можете бързо да намерите това, от което се нуждаете.
10. Не губете време в чакане
От срещи с клиенти до срещи със зъболекар, невъзможно е да избегнете чакането на някого или нещо. Но не е нужно просто да седите там и да чакате. Технологията улеснява работата, където и да сте - вашият таблет или смартфон ще ви помогне. Можете да четете отчет, да отговаряте на имейли, да правите графици – каквото е необходимо.
Коментари
:брой коментар